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iFlow

Das iFlow dient der verteilten Rechnungseingangsprüfung. Im Gegensatz zur herkömmlichen Rechnungsprüfung, wie sie noch häufig in Firmen zu finden ist, werden hier die per Post eingehenden Rechnungen beim Eintreffen gescannt und können dann sofort „zu den Akten“ gelegt werden. Treffen Rechnungen in elektronischer Form (PDF,TIFF,JPG,BMP,GIF,PNG) per Mail oder Fax ein, können diese ohne den Umweg des Scannens direkt im Archiv abgelegt werden. Die so abgelegten Rechnungen werden dann im iFlow in Form einer Liste - der „Listenansicht“ - angezeigt, die sich mittels Filtern auf bestimmte Status oder Schlüsselwörter eingrenzen lässt. Durch einen Klick auf ein Element der Liste lassen sich dann die einzelnen Rechnungen in der sogenannten „Detailmaske“ darstellen und die notwendigen Eckdaten erfassen. Dem iFlow liegt ein Rollenmodell, das die Aufgaben Erfassung, Prüfung (wahlweise als 2,4 und 6 Augen Prinzip mit Vertretern), Zahlungsfreigabe und Buchung abbildet. Über eine Mailfunktion können auch externe Mitarbeiter, ohne Zugang zum iFlow, in das Prüfungsszenario eingebunden werden. Durch die Verwendung von Verteilern können die Eingangsrechnungen schon beim Eintreffen auf einzelne Standorte oder Abteilungen verteilt werden, für die jeweils eigene Rollenszenarien konfiguriert werden können.

 

Benefits gegenüber papierbehaftetem System

 

  • Parallelität: Sofortige Verfügbarkeit der Rechnung an jedem Standort, trotz zentraler Rechnungsanschrift. So kann der Widerspruch zentraler Verwaltung von Rechnungen und dezentrale Entscheidung über die Zahlung in Einklang gebracht werden.
  • Zeitersparnis: Durch die gleichzeitige Verfügbarkeit an jedem Ort können die Prüf-, Freigabe- und Buchungsprozesse annähernd gleichzeitig stattfinden. Und kurze Skontierungsfristen können eingehalten werden, ohne das die Qualität der Prüfung leiden muss.
  • Dokumentierbarkeit: Über einen Verlauf, einer Historie aller Arbeiten an der jeweiligen Rechnung, kann nachvollzogen werden, wann welcher Mitarbeiter welche Informationen zur Prüfung der Rechnung beigetragen hat.
  • Verfügbarkeit: Es kann sich keine Rechnung mehr „hinter den Schrank“ verstecken, denn einmal eingescannt steht die Rechnung immer sofort zur Verfügung, auch wenn sie bereits viele Jahre alt ist. So können auch über längere Zeiträume Rechnungen verglichen werden, ohne dass im in einem Kellerarchiv gesucht werden muss. So können z.B. Garantiefälle schnell geklärt werden.
  • Flexibilität: Bei Beanstandungen der Rechnung kann der Rechnungssteller oder ein externer Mitarbeiter aus der Anwendung heraus per Mail aufgefordert werden die Rechnung noch einmal zu überprüfen. Es entfällt ein Faxen oder Scannen der Rechnung. Die vom Empfänger so hinzugefügten Informationen werden im System natürlich auch gespeichert.
  • Integration: Über Schnittstellen ist es möglich die erfassten Informationen in andere IT gestützte Geschäftsprozesse zu integrieren.
  • Transparenz: Bei Ausfall eines Mitarbeiters kann die Arbeit von einem anderen Mitarbeiter übernommen werden ohne zunächst den aktuellen Stand der Rechnungsprüfung und Begleichung in Erfahrung zu bringen, Neue Kräfte können schnell eingearbeitet werden.
  • Vereinheitlichung:  Durch eine einheitliche und zentrale Verarbeitung eintreffender Rechnungen ist es ganz egal ob sie als Fax, als Mail oder per Post eintreffen. Die Bearbeitung geschieht immer im einheitlich iFlow System – unabhängig vom Zustellungsweg.

 

iFlow

 

das elektronische Rechnungs- und Verwaltungssystem

 

Sicherlich hat sich jeder von uns schon einmal die Frage gestellt: “Wo ist denn die Rechnung, die ich gestern dem Kollegen auf den Tisch gelegt habe?“ oder „Ist die Rechnung eigentlich schon zur Zahlung angewiesen?“

 

Das Thema Rechnungskontrolle nimmt durch den technischen Fortschritt neue Dimensionen an. Gleichzeitig mehren sich die Vorgänge, da durch die Globalisierung immer mehr Dienstleistungen von externen Dienstleistern und Produzenten übernommen und berechnet werden.

 

Um den internen Prozess der Belegprüfung zu optimieren, hat Ritter Technologie ein System entwickelt, das neue Maßstäbe im Bereich der Sorgfalt und Schnelligkeit setzt. Die ständige Verfolgbarkeit des Vorgangs und die abschließende ordnungsgemäße Buchung ist außerdem Grundlage für die Ermittlung des Betriebsergebnisses und der Kontrolle der Kostenstellen.

 

Der Betriebsablauf wird entlastet von überflüssigen Botengängen. Lange Bearbeitungsphasen können durch Vorgaben gestrafft werden. Gleichzeitig wird durch die elektronische Weitergabe der Rechnungen die Nichtbeachtung oder das Vergessen von Lieferantenforderungen ausgeschlossen.

 

Der Vorgang ist so einfach wie effektiv:

 

Sie scannen Ihre Rechnungen ein, verteilen die Papiere elektronisch, lassen diese sachlich und rechnerisch prüfen und geben sie schließlich zur Bezahlung frei. Natürlich werden die Daten redundant archiviert.

Ritter Technologie liefert Ihnen das Programm und die Hardware. Auf Mietbasis oder als Kaufpaket, so wie Sie es benötigen.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Mit dem „iFlow“-System geben wir die Antwort auf die Frage nach den Kosten, die die Bearbeitung von Eingangsrechnungen aufwirft.

 

Es bezeichnet die elektronische Weitergabe von Lieferantenrechnungen. Die folgenden Kostenfaktoren werden ausgeschlossen oder minimiert:

 

  • Personalkosten durch lange Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten
  • Materialkosten durch Wegfall von Kopien
  • Versandkosten wie Porto
  • Raumkosten für Aufbewahrung von Ordnern entfallen
  • Mahnkosten entfallen durch zeitnahe Begleichung von Rechnungen

 

Außerdem gibt das System Möglichkeiten zusätzlich „harte“ und „weiche“ Gewinnfaktoren zu generieren:

 

  • Wahrung von Skontofristen
  • Erhalt aller Kommentare und Bemerkungen
  • Höchste Transparenz, Recherchierbarkeit und Prüfgenauigkeit
  • Kontinuierliche Verfügbarkeit
  • Zufriedene und treue Lieferanten durch pünktliche Bezahlung der Leistung

 

Das iFlow-Programm wird Ihnen helfen den Weg der Rechnung auf Knopfdruck überwachen und kontrollieren zu können.

 

Der Betriebsablauf wird entfrachtet von zeitraubenden Bearbeitungsphasen, die von nun an besser genutzt werden können. Zu guter Letzt macht sich das Programm auch in der Firmenkasse bemerkbar, wenn Zahlungsfristen zu Ihren Gunsten ausgenutzt werden können.

 

Die Ritter Technologie bietet Ihnen ein elektronisches Rechnungs- und Verwaltungssystem an, das die Arbeitsabläufe klar strukturiert, nachvollziehbar macht und eine enorme Bearbeitungsschnelligkeit garantiert.

 

Sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit der Rechnungskontrolle können zeitnah mit Qualitätszuwachs nachvollzogen werden. Auch wenn das eigentliche Dokument schon abgelegt oder vernichtet wurde. Ebenso kann von überall auf der Welt auf die Daten zugegriffen werden. Einzige Voraussetzung ist ein Internetanschluss. Die notwendige Hardware (Scanner) ist bei Installation des Programms sofort lieferbar und nach ihren Wünschen ausgestattet.

 

Die Revisionssicherheit ist bereits durch Wirtschaftsprüfer festgestellt und testiert worden, so dass auch der Steuerberater jederzeit an diesem „Work-Flow“ teilnehmen kann.

 

Natürlich bieten wir Ihnen an, sich das System in unserem Hause vorführen zu lassen. Sie werden von der Effizienz und Logik dieses IT-Programms begeistert sein.

Denn Zeit ist Geld und von beidem sollten unsere Kunden kurzfristig mehr haben.

 

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