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Archive (DMS)

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Archive (DMS)

Container und Revisionssicherheit

Um das passende Speichersystem für eine Archivlösung auszuwählen, sind zwei grundsätzliche Fragen zu klären:

  • Sollen die Daten an mehreren Standorten gleichzeitig abgelegt werden?

  • Reicht es aus, mit Hilfe von Prozessbeschreibungen und der Archivierungssoftware das Zertifikat „revisionssicher“ zu erhalten?

Die Marktführer von Storage Produkten bieten WORM (Write-once-read-many)-Funktionalitäten als Ersatz für die klassischen Jukeboxen. In der Vergangenheit wurde „revisionssicher“ immer mit „nicht wieder beschreibbar“ gleichgesetzt. In den aktuellen Projekten verlangen die Prüfungsgesellschaften jedoch einiges mehr, da die rein technische Lösung der „Unveränderbarkeit“ nicht mehr ausreicht. Vielmehr wird die Prozesssicherheit als zentrales Kriterium herangezogen.

Sobald die wesentlichen Punkte

  • der personellen Trennung der Administration von der Benutzergruppe

  • der Containertechnologie innerhalb der Archivierungssoftware

  • der exakten Beschreibung aller Bearbeitungsschritte

erfüllt werden, folgt in den meisten Fällen die Erteilung des Testats.

Der Begriff „Containertechnologie“ beschreibt eine der Hauptaufgaben einer Archivierungssoftware: Dokumente werden systemseitig zunächst auf schnellen temporären Medien in zusammengesetzten Strukturen aus Beschreibungs- und Inhaltsdaten, den sogenannten Datencontainern, gespeichert. Eine Manipulation der in den Datencontainern abgelegten Dokumente durch Benutzer oder Administratoren ist ohne weitreichende Kenntnisse hinsichtlich der internen Struktur der Containerdaten ausgeschlossen.

Die vollständige und korrekte Übertragung der Datencontainer auf die nächste Ebene des Storage-Systems wird systemseitig automatisiert durch Hash-Summen-Vergleiche der Dateien sichergestellt. Nur bei erfolgreicher Prüfung der Hash-Summen werden die transferierten Datencontainer auf dem Archivserver durch einen Verweis auf die auf dem Archivmedium gespeicherten Daten ersetzt.

Ein vergleichbarer Vorgang wird bei der Umlagerung auf Medien zur Langzeitarchivierung ausgeführt. Ob die Archivierungslösung tatsächlich als „revisionssicher“ akzeptiert wird, entscheiden die zuständigen Wirtschaftsprüfer. Daher ist es sinnvoll die jeweiligen Prüfungsunternehmen frühzeitig in die Planung des Systems einzubinden.