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Softwareprodukte

Flexible Anwendungen

Standardprozesse können kostengünstiger durch „fertige“ Softwarekomponenten unterstützt werden; daher haben auch wir bereits einige unserer Systeme zu Produkten entwickelt. Dabei sind wir allerdings nicht starr auf die bereits vorhandenen, eingebauten Prozesse oder Technologien fokussiert, sondern können bei Bedarf sinnvolle Anpassungswünsche implementieren.

iFlow. Elektronische Rechnungsverwaltung

Eingangsprüfung à la Carte

Das iFlow dient der verteilten Rechnungseingangsprüfung. Im Gegensatz zur herkömmlichen Rechnungsprüfung, wie sie noch häufig in Firmen zu finden ist, werden hier die per Post eingehenden Rechnungen beim Eintreffen gescannt und können dann sofort „zu den Akten“ gelegt werden. Treffen Rechnungen in elektronischer Form (PDF, TIFF, JPG, BMP, GIF, PNG) per Mail oder Fax ein, können diese ohne den Umweg des Scannens direkt im Archiv abgelegt werden. Die so abgelegten Rechnungen werden dann im iFlow in Form einer Liste - der „Listenansicht“ - angezeigt, die sich mittels Filtern auf bestimmte Status oder Schlüsselwörter eingrenzen lässt. Durch einen Klick auf ein Element der Liste lassen sich dann die einzelnen Rechnungen in der sogenannten „Detailmaske“ darstellen und die notwendigen Eckdaten erfassen. Dem iFlow liegt ein Rollenmodell zugrunde, das die Aufgaben „Erfassung“, „Prüfung“ (wahlweise als 2-,4- und 6-Augen-Prinzip mit Vertretern), „Zahlungsfreigabe“ und „Buchung“ abbildet. Über eine Mailfunktion können auch externe Mitarbeiter, die über keinen direkten Zugang zum iFlow verfügen, in das Prüfungsszenario eingebunden werden. Durch die Verwendung von Verteilern können die Eingangsrechnungen bereits beim Eintreffen auf einzelne Standorte oder Abteilungen, für die jeweils eigene Rollenszenarien konfiguriert werden können, aufgeteilt werden.

Auf einen Blick

iFlow. Funktionen und Features

Manuelle RechnungseingangsverarbeitungManuell
iFlow-basierte RechnungseingangsverarbeitungiFlow-basiert
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Die Benefits gegenüber papierbehafteten SystemeniFlow Benefits

  • Parallelität:
    Sofortige Verfügbarkeit der Rechnung an jedem Standort, trotz zentraler Rechnungsanschrift. So kann der Widerspruch zwischen zentraler Verwaltung von Rechnungen und dezentraler Entscheidung über die Zahlung in Einklang gebracht werden.

  • Zeitersparnis:
    Durch die gleichzeitige Verfügbarkeit an jedem Ort können die Prüf-, Freigabe- und Buchungsprozesse annähernd gleichzeitig stattfinden. Zudem können kurze Skontierungsfristen eingehalten werden, ohne dass die Qualität der Prüfung leiden muss.

  • Dokumentierbarkeit:
    Über einen Verlauf, einer Historie aller Arbeiten an der jeweiligen Rechnung, kann nachvollzogen werden, wann welcher Mitarbeiter welche Informationen zur Prüfung der Rechnung beigetragen hat.

  • Verfügbarkeit:
    Es kann sich keine Rechnung mehr „hinter den Schrank“ verstecken, denn einmal eingescannt steht die Rechnung immer sofort zur Verfügung, auch wenn sie bereits viele Jahre alt ist. So können auch über längere Zeiträume Rechnungen verglichen werden, ohne dass in einem Kellerarchiv gesucht werden muss. So können z. B. Garantiefälle schnell geklärt werden.

  • Flexibilität:
    Bei Beanstandungen der Rechnung kann der Rechnungssteller oder ein externer Mitarbeiter aus der Anwendung heraus per Mail aufgefordert werden die Rechnung noch einmal zu überprüfen. Es entfällt das Faxen oder Scannen der Rechnung. Die vom Empfänger auf diese Weise hinzugefügten Informationen werden im System selbstverständlich ebenfalls gespeichert.

  • Integration:
    Über Programmier-Schnittstellen ist es möglich, die erfassten Informationen in andere IT-gestützte Geschäftsprozesse zu integrieren.

  • Transparenz:
    Bei Ausfall eines Mitarbeiters kann die Arbeit von weiteren Mitarbeiter übernommen werden, ohne zunächst den aktuellen Stand der Rechnungsprüfung und Begleichung in Erfahrung bringen zu müssen. Neue Fachkräfte können schnell eingearbeitet werden.

  • Vereinheitlichung:
    Durch eine einheitliche und zentrale Verarbeitung eintreffender Rechnungen ist es gleichgültig, ob diese als Fax, in Form einer E-Mail oder per Post eintreffen. Die Bearbeitung geschieht unabhängig vom Zustellungsweg immer einheitlich im iFlow-System.

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Nie mehr nach Rechnungen suchen

Sicherlich hat sich jeder von uns schon einmal die Frage gestellt: “Wo ist denn die Rechnung, die ich gestern dem Kollegen auf den Tisch gelegt habe?“ oder „Ist die Rechnung eigentlich schon zur Zahlung angewiesen?“ Das Thema Rechnungskontrolle nimmt durch den technischen Fortschritt neue Dimensionen an. Gleichzeitig mehren sich die Vorgänge, da durch die Globalisierung immer mehr Services von externen Dienstleistern und Produzenten übernommen und berechnet werden. Um den internen Prozess der Belegprüfung zu optimieren, hat Ritter Technologie ein System entwickelt, das neue Maßstäbe im Bereich der Sorgfalt und Schnelligkeit setzt. Die ständige Verfolgbarkeit des Vorgangs und die abschließende ordnungsgemäße Buchung ist außerdem Grundlage für die Ermittlung des Betriebsergebnisses und der Kontrolle der Kostenstellen. Der Betriebsablauf wird entlastet von überflüssigen Botengängen. Lange Bearbeitungsphasen können durch Vorgaben gestrafft werden. Gleichzeitig wird durch die elektronische Weitergabe der Rechnungen die Nichtbeachtung oder das Vergessen von Lieferantenforderungen ausgeschlossen. Der Vorgang ist so einfach wie effektiv:

Sie scannen Ihre Rechnungen ein, verteilen die Papiere elektronisch, lassen diese sachlich und rechnerisch prüfen und geben sie schließlich zur Bezahlung frei. Natürlich werden die Daten redundant archiviert. Ritter Technologie liefert Ihnen das Programm und die Hardware. Auf Mietbasis oder als Kaufpaket, so wie Sie es benötigen.

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Kostenersparnisse an erster Stelle

Mit dem „iFlow“-System geben wir die Antwort auf die Frage nach den Kosten, die die Bearbeitung von Eingangsrechnungen aufwirft. Es bezeichnet die elektronische Weitergabe von Lieferantenrechnungen. Die folgenden Kostenfaktoren werden ausgeschlossen oder minimiert:


  • Personalkosten durch lange Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten

  • Materialkosten durch Wegfall von Kopien

  • Versandkosten wie Porto

  • Raumkosten für Aufbewahrung von Ordnern entfallen

  • Mahnkosten entfallen durch zeitnahe Begleichung von Rechnungen


Außerdem bietet das System Möglichkeiten, zusätzlich „harte“ und „weiche“ Gewinnfaktoren zu generieren:


  • Wahrung von Skontofristen

  • Erhalt aller Kommentare und Bemerkungen

  • Höchste Transparenz, Recherchierbarkeit und Prüfgenauigkeit

  • Kontinuierliche Verfügbarkeit

  • Zufriedene und treue Lieferanten durch pünktliche Bezahlung der Leistung


Das iFlow-Programm wird Ihnen helfen, den Weg der Rechnung auf Knopfdruck überwachen und kontrollieren zu können. Innerhalb des Betriebsablaufs werden zeitraubenden Bearbeitungsphasen entfrachtet. Diese k;nnen von nun an besser genutzt werden. Zu guter Letzt macht sich das Programm auch in der Firmenkasse bemerkbar, nämlich spätestens dann, wenn Zahlungsfristen zu Ihren Gunsten ausgenutzt werden können. Die RITTER Technologie bietet Ihnen ein elektronisches Rechnungs- und Verwaltungssystem an, das die Arbeitsabläufe klar strukturiert, nachvollziehbar macht und eine enorme Bearbeitungsgeschwindigkeit garantiert.

Sämtliche Aktivitäten im Zusammenhang mit der Rechnungskontrolle können zeitnah mit Qualitätszuwächsen nachvollzogen werden. Selbst dann, wenn das eigentliche Dokument schon abgelegt oder vernichtet wurde. Ebenso kann von jedem Standort weltzweit auf die Daten zugegriffen werden. Einzige Voraussetzung ist ein Internetanschluss. Die notwendige Hardware (Scanner) ist bei Installation des Programms sofort lieferbar und wird nach ihren Wünschen ausgestattet.

Die Revisionssicherheit ist bereits durch Wirtschaftsprüfer festgestellt und testiert worden, so dass auch der Steuerberater jederzeit am Workflow teilnehmen kann. Natürlich bieten wir Ihnen eine Vorführung des Systems in unserem Hause an. Sie werden von der Effizienz und Logik dieser Software begeistert sein. Denn Zeit ist Geld: Von beidem sollten unsere Kunden kurzfristig mehr haben.


SMS

Service Management System

Das webbasierte Service Management System (SMS) beinhaltet Funktionen, die ein kundenorientiertes Unternehmen zur Koordination von Aufgaben und Projekten benötigt. Zu den Grundfunktionen gehört unter anderem ein ITIL-basiertes Servicemodul sowie ein Reporting, welches eingesetzte Ressourcen nach verschiedensten Kriterien auswerten und in Standard ERP-Systeme (SAP, Microsoft Dynamics™ NAV) zur Abrechnung übertragen kann. Folgende Module stehen bereits jetzt zur Verfügung:

  • Mitarbeiterverwaltung inkl. Kompetenzen

  • Terminverwaltung

  • Projektmanagement inkl. SOLL- und IST-Zeiten

  • Urlaubs- und Fehltageverwaltung

  • Ticketsystem inkl. Serviceverträge mit Servicekatalog und SLA

  • Arbeitszeiterfassung mit Zuordnung von Ticket, Aufgabe, Projekt und Kostenstelle


Das Service Management System wird kontinuierlich weiterentwickelt. Weitere Module werden in den nächsten Monaten vorgestellt.

Auf einen Blick

SMS. Schematischer Aufriss

RMS

Ressourcen Management System

Das Ressourcen Management System (RMS) der Ritter Technologie GmbH unterstützt Ihre Organisation beim Aufbau und Betrieb eines Energiemanagementsystems in Übereinstimmung mit der Norm DIN EN ISO 50001:2011.

Die organisatorischen Maßnahmen werden durch das Top-Management in der Unternehmensstrategie verankert. Der energetische Planungsprozess wird durch das ECS-Modul unterstützt. Hier können die Eingabeparameter für die Planung hinterlegt werden. Die Daten aus den Energie-Informations-Systemen (EIS) können zu energetischen Bewertungen hinzugezogen werden. Als Ergebnis stehen dann die Energieleistungsdaten (EnPIs) zur Verfügung und können so zur Formulierung von operativen und strategischen Zielen Verwendung finden. Sämtliche automatisch bzw. manuell erfassten Daten werden für die Unterstützung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses gespeichert und aufbereitet.

Als weitere Kernfunktionen stehen Schnittstellen für die Kostenstellen-basierte Abrechnung zur Verfügung. Derzeit sind die XML-Exportformate für Navision und SAP optimiert. Auf Anfrage sind weitere Exportformate erhältlich.

Auf einen Blick

RMS. Funktionen und Features

RMS Aufbau
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Energiemanagement (EnMS)

Das Thema Energiemanagement wird durch zwei wesentliche Faktoren getrieben: Zum einen sind Umweltaspekte zu betrachten, da die Belastung durch CO2 nachweislich zu irreperabelen Schäden durch Klimaveränderungen führt. Noch konkreter für ein Unternehmen sind die wirtschaftlichen Auswirkungen durch den starken Anstieg der Bezugskosten für Energie. Beide Faktoren führen automatisch zu der Schlussfolgerung, dass der Verbrauch von Energie im Unternehmen reduziert werden muss. Zur Erreichung dieses Ziels hat sich die Einführung eines Energiemanagement Systems (EnMS) bewährt. In den Jahren 2000 bis 2009 wurden verschiedene Entwürfe verabschiedet. 2011 konnte man sich international auf die ISO 50001 einigen.
Grundsätzlich benötigt ein EnMS Informationen zum aktuellen Status, über die Methoden zur Dokumentation und Überwachungstechnologien. Das RMS stellt diese technischen Elemente zur Verfügung, um die Organisation bei der Planung und Umsetzung der operativen und strategischen Ziele zu unterstützen.

Das Schaubild stellt die typischen Prozesse innerhalb eines EnMS dar: Von der Planung über die Bewertung bis zur Auswertung werden die Schritte des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses durchlaufen. Das RMS unterstützt die Planung durch die Visualisierung von bisherigen und aktuellen Energieeinsätzen, sowie die Analyse durch konfigurierbare Charts in denen die unternehmensspezifischen Verbräuche in aussagekräftige Verhältnisse gesetzt werden. Als Ausgangsbasis für die Definition der weiteren Ziele können Vergleiche zwischen ähnlichen Anlagen und Komponenten an verschiedenen Standorten oder Referenzumgebungen dienen.

EnMS Schema
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Energiekontrollingsystem (ECS)

Im ECS werden die Events (Störungen, Wartungen, usw.) zur Dokumentation und weiteren Verarbeitung erfasst. Debitoren und Kostenstellen können mit den Zählerplätzen über Verteilungsschlüssel verbunden werden, um über die konfigurierbaren Export-schnittstellen abrechnungsrelevante Daten an ERP Systeme zu übertragen. Die Verwaltung von Betriebdaten dient als Grundlage für die Erfassung von Betriebsleistungen und ermöglicht eine detailierte Analyse von Ernergieeinsätzen im Verhältnis zur Produktion. Berichte (z.B. Energieberichte, Änderungsprotokolle, Übersichten für das Management) werden im Berichtsmodul eingerichtet und können über den Timer automatisiert erstellt und versendet (Druck, Mail, FTP) werden. Standarddiagramme können individuell angepasst werden, um den Analyseprozess und die nachfolgende Optimierung zu unterstützen.

ECS Zählerplätze ECS Betriebsdaten ECS Alarme ECS Dashboard
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Energieinformationssystem (EIS)

Eine grundlegende Funktion für das Energiemanagement ist die Sammlung von Informationen als Entscheidungsgrundlage. Diese Arbeit wird vom Energieinformationssystem (EIS) übernommen. In diesem Bereich werden die Anlagen verwaltet, die Sensordaten gesammelt und dem ECS zur Verfügung gestellt. In der realen Welt sind die einzelnen Messpunkte nicht ideal verteilt. In einigen Bereichen existieren Zählerpfade, die den Strom mehrfach berücksichtigen, andere Bereiche werden nicht zu 100% erfasst. Diese Infrastrukturen lassen sich in dargestellten System unter Berücksichtigung eventueller Abhängigkeiten der Zählerplätze abbilden. Die Störungsinformation und Zählerdaten können über unterschiedlichste Wege gesammelt werden (manuelle Erfassung, direkte Anbindungen via Bus und auch Offline-Importe von entfernten Datensammelpunkten, z. B. bereitgestellte Daten der EVUs). Dafür stehen unterschiedliche Gateways und Schnittstellen zur Verfügung. Für die tägliche Arbeit werden Assistenten angeboten, um die Anlage und Änderungen von Systemkomponenten zu erleichtern.

Wo es die lokale Infrastruktur erlaubt, empfehlen wir den Einsatz von KNX. Dieses Bussystem unterstützt in Kombination mit den RT-Gateways auch Schalt- und Visualisierungssignale. Grundsätzlich gibt es im Umfeld von KNX die größte Varianz an Sensoren und Aktoren. Zusätzlich kann die Kommunikationsfähigkeit der KNX Elemente zur Erhöhung der Fehlererkennung und -toleranz genutzt werden. Manuelle Erfassungen und Importdaten werden auf Plausibilität (Standardregeln) geprüft. Ersatzwerte können nach Standardmethoden (z. B. Mittelwerte, Wertfortführung) ermittelt und gespeichert werden.

EIS OrteEIS Datenimport

nAgorum Archivschnittstelle

Unterstützung von revisionssicheren Geschäftsprozessen

Die nahtlose Integration von agorum® in Microsoft Dynamics NAV: Praktisch jede Anwendung hat einen Bezug zu Dokumenten. Ob es sich um ein betriebswirtschaftliches Programm handelt, welches auf eingehende Belege Bezug nimmt (z. B. Lieferantenrechnungen) oder eigenständig erzeugte Belege abgelegt werden sollen (z. B. Bestellungen). Diese Dokumente lassen sich in ERP-Systemen nicht optimal speichern. Deshalb werden für diese Aufgabe Dokumenten-Management-Systeme (DMS) verwendet. NAgorum verbindet die beiden Welten und arbeitet als vollintegrierte Schnittstelle zwischen Microsoft Dynamics NAV und agorum® core. Durch diese Integration wird der Aufbau von revisionssicheren Prozessen unterstützt und gleichzeitig die Suche nach Informationen vereinfacht.

Auf einen Blick

NAgorum. Funktionen und Vorteile

Archivieren in nur zwei Schritten
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Vorteile

  • Aufruf aller relevanten Dokumente direkt aus dem ERP-System

  • Archivierung aller benötigten Ausgangsbelege in den Formaten PDF, Word und Excel

  • Beschleunigung der Arbeitsprozesse

  • Schneller Informationszugriff

  • Einfache Dokumentenablage über die NAgorum Dropzone in allen relevanten Bereichen

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Integration in Dynamics NAV

Die Archivschnittstelle integriert die Funktionalitäten der agorum® Systemfamilie nahtlos in Ihr Microsoft Dynamics NAV. Alle benötigten Dokumente lassen sich ohne Umweg direkt aufrufen. Sollten noch Dokumente im Archiv fehlen? Kein Problem. Einfach die zusätzlichen Dateien per Drag & Drop an den gewünschten Datensatz anhängen. So bleiben alle Geschäftsprozesse revisionssicher und transparent.